ISO 45001:2018職安衛管理系統轉版10大步驟
ISO 45001:2018職安衛管理系統已經公告,組織必須於2021年3月以前轉版完成;舊有OHSAS 18001標準將失效!
點選以下連結了解組織進行職安衛管理系統轉版時,需注意之四大重點議題:風險評估與危害鑑別、承攬商與外包管理、工作者諮詢與參與、變更管理。
OHSAS 18001轉版ISO 45001:2018之步驟:
步驟1:瞭解組織職安衛管理系統運行現況
準備進行ISO 45001轉版之組織,過往皆有運作舊版OHSAS 18001,在進行轉版初步之準備應先了解過往組織運作職安衛之成效,以及組織人員對職安衛議題之認知,包含相關法規規範之合規性狀況,與專業之顧問師討論適合組織之轉版輔導模式。
步驟2:現有文件盤點
了解現況與預執行之轉版輔導專案模式之後,接下來需將過往執行之文件整理,並確認過往執行之狀況;特別是危害鑑別之相關表單,是否在過往執行面遇到問題,各單位負責進行鑑別之人員對於表單之認知程度,相關系統文件、表單工具是否需要調整已更符合組織現況。
步驟3:安排轉版推行種子人員與主導負責人員
所有管理系統皆強調全員參與之重要性,職安衛管理系統也不意外;組織在開始輔導之前,必須組織各單位挑選種子人員,了解新版條文之改變,並在後續推行系統過程扮演危害鑑別與內部稽核種人員之角色。主導人員多以職安衛部門同仁或過去有運行過系統之人員擔任。再配合高階主管之宣示,即可開始輔導課程進行。
步驟4:共同課程教育訓練、現場檢視
進行管理系統轉版輔導課程,首先就是讓所有種子人員了解新版條文內容,過往企業談到職安衛議題常覺得艱深枯燥,尤其是條文與職安法規的部分;但是專業的顧問師會再課程安排發揮巧思,深入淺出解說條文,使所有參與人員真正學習到可運用在日常工作中之管理系統精華。接下來需安排實際作業現場檢視,與擔當主管實際討論潛在危害之處,提醒作業者消除危害、降低風險。
步驟5:新增條文訓練組織處境與風險管理、危害鑑別
進行完條文訓練之後,即要進入新版新增的項目課程訓練,透過與各單位種子人員之討論,確實鑑別組織處境中會影響職安衛管理系統之內外部議題與利害關係人之需求與期望、守規義務等等,找出組織風險與機會;並針對現場操作面之危害事件以準則與工具鑑別,找出須改善之項目。
步驟6:制定職安衛目標標的與方案
鑑別完風險之後,針對需處理之風險事件,訂定為組織之職安衛目標,並撰寫執行方案,透過改善方案的運作,將潛在危害之風險降低或消除,推動持續改善。
步驟7:修訂程序文件與運作
針對新版重點議題如工作者諮詢參與、組織處境、營運面風險等要求,編修入組織現有之管理系統文件中,並在必須留下文件化資訊之管制點建立表單或紀錄,以符合對應新版條文之要求。並在過程中,與運作同仁討論現行機制是否有難以運作之處,透過改版機會同時改進。新版文件修訂完成之後,相關同仁依此架構執行運作並留下相關紀錄。
步驟8:內部稽核人員訓練
組織推行ISO 45001:2018須定期進行內部稽核活動,組織推行小組人員,須受過內部稽核之訓練方可執行;故在轉版輔導後期進行內部稽核人員之訓練,並進行測驗確認人員是否有能力執行此任務,通過測驗之同仁將頒發證書,取證之同仁依組織安排之時程進行內部稽核,為內部檢討與改善之作法。
步驟9:進行安委會或管理審查會議
新系統導入之後,運行過程中,需有績效監督之機制,並確保諮詢工作者與使工作者參與之管道。視組織規模,可透過安委會進行,或在定期之管理審查會議中將條文要求之項目逐條檢討,了解系統運作之成效。
步驟10:外部稽核
至此步驟轉版輔導已完成,配合外部驗證機構排定之時間,稽核員至公司進行查驗,針對稽核員開立之稽核報告,若有不足之處再做修正,修正完畢即可以轉換成為新版證書。
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